Implementasi ERP pada Esfahan Steel Company

· Profil Singkat Perusahaan

Esfahan Steel Company (ESCO) adalah salah satu perusahaan manufaktur terbesar di iran yang memproduksi produk baja. Didirikan pada 1971, akibat dorongan adanya kontrak antara Iran dan eks- Uni Soviet. Kapasitas produksinya telah membesar jadi 1,9 juta ton per tahun pada 1990 dan menjadi 2,2 juta ton pada tahun 2007. Saat ini ESCO memiliki 8000 pekerja

Implementasi ERP di ESCO bermula pada bulan September 2002 dan selesai pada oktober 2003. Dua perusahaan, Basa dari iran dan GTS dari uni Emirat Arab ikut terlibat dalam pengimplementasian ERP tersebut. ESCO memakai ERP dari vendor Oracle e-Business Suite dengan modul-modul berupa ;

• Modul keuangan, misal : Oracle General Ledger and \Budgeting, Oracle Fixed Assets, oracle Accounts payable, Dll.
• Supply Chain Management, misal: Oracle Purchasing, Oracle Order management, Oracle Inventory
• Oracle Human Resource, misal: Oracle human Resource dan Oracle payroll\
• Manufacturing, misal: MRP, Work In Process, Quality Management, Cost Management
• Manintenance, yakni Enterprise Asset Management

ESCO memilih metode pembelian dalam mendapatkan sistem ERP. Pembelian tersebut melalui vendor Oracle. Pemilihan Oracle didasari kenyataan bahwa vendor tersebut merupakan well known brand dan adanya kefamiliaran ESCO terhadap database Oracle. Selain itu pilihan tersebut juga disebabkan karena pesaing Oracle, SAP, menolak untuk menjual paketnya pada ESCO karena adanya sanksi tertentu akan Iran. Sebaliknya Oracle mau untuk menjual paketnya beserta janji untuk memberi dukungan penuh lewat partner resmi Oracle. ESCO memilih untuk tidak memodifikasi software ERP Oracle. Keputusan ini didasarkan bahwa Oracle merupakan salah satu best practice. Dengan menggunakan ERP ‘vanilla’ seperti ini maka salah satu konsekuensinya adalah melakukan business process reengineering agar sesuai dengan ERP yang dipilih.

Keselarasan antara business process, people, dan information technology

Agar suatu sistem informasi dapat menjadi enabler bagi perusahaan, maka harus ada keselarasan antara business process, people, dan information technology di dalamnya. ESCO memahami benar pentingnya keselarasan dari ketiga unsur tersebut di atas dalam usaha untuk mencapai keberhasilan dalam mengimplementasikan ERP. Karena itu ESCO melakukan proses business process reengineering pada proses bisnisnya- baik sebelum dan selama implementasi ERP.

Untuk bisa mencapai keselarasan di faktor `people` , ESCO melakukan proses change management. Di mana ESCO mempersiapkan organisasinya akan adanya perubahan akibat implementasi ERP dengan melakukan proses change management. ESCO memulai proses ini dengan melakukan program pelatihan, advertisements, dan seminar.

ESCO juga melibatkan users dalam proses implementasi – ESCO memilih sejumlah karyawan tertentu yang adalah leader (power user) dari tiap departemen yang menjadi target pengimplementasian ERP. Karyawan tersebut dipilih atas dasar pengetahuan dan wewenang merkam lalu mereka dilatih dan dipersiapkan untuk melakukan BPR dan mengimplentasikan modul ERP

Metode pengembangan sistem

Implementasi ERP pada dasarnya dilakukan menggunakan metode Big Bang. Namun dalam beberapa hal, ESCO juga menggunakan pendekatan bertahap. Hal ini bisa dilihat dari adanaya go-live date yang berbeda untuk tiap – tiap departemen dan modul.

ESCO dalam mengimplementasikan ERP menggunakan metodologi SDLC (Systems development life cycle), yakni pendekatan implementasi yang sangat terstruktur. Dengan pendekatan ini ESCO di dalam pengimplementasian berusaha untuk tetap sesuai dengan apa yang sudah direncanakan, baik dalam budget dan resource needs

Pemanfaatan project management

Dalam memilih anggota Project Team, ESCO berusaha untuk memilih orang-orang yang familiar dengan bisnis ESCO. Beberapa personel tim adalah dari ESCO, beberapa dipilih dari BASA-yang dalam banyak proyek telah bekerjasama dengan ESCO, serta yang lain dari personil GTS – yang memiliki pengetahuan teknis akan sistem Oracle dan pengalaman dalam mengimplementasi ERP di Uni Emirat Arab.

Top management ESCO berkomitmeen dalam proyek implementasi ERP ini. Hal tersebut dibuktikan dengan dibentuknya special commitee yang terdiri dari manajer-manajer dari berbagai fungsional dengan CEO sebagai ketua komite.

ESCO memilih konsultan yang memiliki baik pengetahuan akan bisnis dan software. Ini membuat perusahaan BASA dipilih karena pengalaman kerjasamanya dengan ESCO, serta GTS karena pengalamannya mengimplementasi Oracle e-Business Suite di perusahaan baja di Uni Emirat Arab. Konsultan adalah terlibat dalam tiap tahap implementasi.

Keselarasan antara company direction dan IS direction

Sebagai salah satu perusahaan baja terbesar di Iran dan dengan Iran sebagai salah satu pasar baja yang paling cepat berkembang di dunia – di mana laju permintaan adalah melebihi laju penawaran- membuat ESCO perlu semakin memperbaiki operasional bisnisnya agar dapat memanfaatkan peluang pasar ekspor baja. Pemanfaatan peluang ini tentu saja hanya akan tercapai bila perusahaan memiliki kinerja operasional yang efisien dan efektif – Salah satu cara yang dilakukan ESCO untuk memiliki kinerja yang baik adalah dengan mengimplementasikan ERP dan di saat yang bersamaan juga melakukan business process reeingeneering

Dari uraian di atas bisa dilihat bahwa implementasi ERP adalah didorong oleh visi ESCO yang ingin memperbaiki performansi operasionalnya dan implementasi ERP adalah membantu kinerja dari ESCO.

Tantangan yang dihadapi oleh IS department

• Dalam menghadapi adanya diversity antar tiap unit bisnisnya, ESCO harus memilih untuk menyelaraskan ERP dengan menyesuaikan perbedaan dari tiap-tiap dari unit bisnis atau untuk menyamakannya untuk semua.
• Dalam menghadapi perkembangan TI yang cepat, ESCO perlu melakukan pilihan investasi TI yang adalah benar – benar dibutuhkan dan selaras dengan bisnisnya.

Kesimpulan

Pengimplementasian ERP di ESCO adalah berlangsung dengan baik. Hal ini bisa dilihat secara dari makin baiknya kinerja perusahaan.

Hal-hal utama yang mendasari keberhasilan pengimplemantasian ERP dari ESCO , antara lain adalah :

- Dalam menjalankan proyek Tim ESCO berusaha untuk memilih orang-orang yang familiar dengan bisnis ESCO.

- Top management ESCO berkomitmen dalam proyek implementasi ERP ini. Hal tersebut dibuktikan dengan dibentuknya special commitee yang terdiri dari manajer-manajer dari berbagai fungsional dengan CEO sebagai ketua komite.

- Untuk menyelaraskan proses bisnis dengan sistem informasinya - ESCO melakukan proses business process reengineering pada proses bisnisnya

- ESCO melakukan proses change management. Di mana ESCO mempersiapkan organisasinya akan adanya perubahan akibat implementasi ERP dengan melakukan proses change management. ESCO memulai proses ini dengan melakukan program pelatihan, advertisements, dan seminar.

- ESCO memilih konsultan yang memiliki baik pengetahuan akan bisnis dan software.

Referensi

Kalbasi, Houman. 2007 Assesing ERP Implementation Critical Succes Factor (a case based study). Master Thesis. Lulea University of Technology. (epubl.luth.se)

Martin, E Wainright et al. Managing Information Technology. Ney Jersey: Prentice Hall, 2005